مدیریت دانش پروژه و تجارب مربوطه

مدیریت دانش پروژه و تجارب مربوطه – ایران ترجمه – Irantarjomeh

مقالات ترجمه شده آماده گروه  مدیریت – بازرگانی

مقالات ترجمه شده آماده کل گروه های دانشگاهی

مقالات

چگونگی سفارش مقاله

الف – پرداخت وجه بحساب وب سایت ایران ترجمه(شماره حساب)ب- اطلاع جزئیات به ایمیل irantarjomeh@gmail.comشامل: مبلغ پرداختی – شماره فیش / ارجاع و تاریخ پرداخت – مقاله مورد نظر --مقالات آماده سفارش داده شده پس از تایید به ایمیل شما ارسال خواهند شد.

مدیریت دانش پروژه و تجارب مربوطه

مدیریت دانش پروژه و تجارب مربوطه

چکیده

سازمان های مدرن می بایست قابلیت نشان دادن واکنش سریع و انعطاف پذیری لازم در برابر پرسش های مطرح شده در ارتباط با ویژگی های نوآورانه و بین رشته ای را داشته باشند. بنابراین، سازمان دهی بر مبنای پروژه ها به عنوان یک نیاز فزاینده تلقی می گردد، چرا که پروژه ها بعنوان فرم های پذیرفته شده  فراگیری گسترده سازمانی مقبولیت یافته اند. در عین حال، مرزهای بین پروژه ها و سازمان دائمی بعنوان یک مانع برای حصول اطلاعات یا دانش و تجارب حاصل آمده در پروژه ها بشمار می آیند. توابع و عملکردهای مرتبط با مدیریت دانش می بایست قابلیت تعامل با دانش و تجارب حاصله از پروژه ها را داشته باشند.

کلمات کلیدی: مدیریت دانش، مدیریت پروژه، توسعه

مدیریت دانش پروژه و تجارب مربوطه

مقدمه

اهمیت عمکرد متمایز و ممتاز در مدیریت پروژه های IT رو به افزایش است. فشارهای محیطی فزاینده همراه با ابهام، چارچوب های زمانی کوتاه مدت پروژه های IT، زمان تقلیل یافته جهت ارائه نتایج پروژه به بازار و ضروریات باکیفیت در این راستا باعث شده اند تا مدیریت کارآمد و موثر پروژه های IT به عنوان یک عامل موفقیت حیاتی برای بسیاری از سازمان ها مد نظر قرار گیرد.

دانش و تجارب حاصل آمده از پروژه های IT به عنوان منبع مهمی برای پروژه های آتی بحساب می آیند، چرا که پروژه های IT قابلیت حل ویژگیهای نوآورانه و بین رشته ای را دارا می باشند. با این حال، بکارگیری سازمان پروژه و تیم های پروژه سبب تمرکز زدایی و تفکیک اطلاعات / دانش شده است. پس از تکمیل پروژه، اعضای تیم در کل شرکت توزیع شده و مستندات پروژه در پوشه های مرتبط، بدون قابلیت استفاده ضروری و آتی از آنها، ذخیره و بایگانی می گردند. اما در عین حال سزاواری ها و مهارت های کسب  شده در خلال پروژه ها می بایست پس از اتمام پروژه به وسیله اعضای آن در داخل شرکت ها حفظ شده و برای پروژه های آتی در دسترس باشند. محدوده گسترده دانش و تجارب مرتبط که خود حاصل آمده از پروژه ها هستند را می توان بر مبنای مثال های ذیل مشخص ساخت:

• تجارب کاری با یک ابزار نرم افزاری جدید یا نگارش انتشار یافته جدید آن که برای اولین بار در داخل شرکت به کار گرفته می شود. چنین موردی منجر به حصول دانش خاص، همانند نکات قابل توجه برای سفارشی سازی نرم افزار و قالب های مفید آن، یا کسب تجربه در خصوص قدرت و ضعف نرم افزار، می گردد.

• دانش و بینش مرتبط با رویه های تجاری و وابستگیهای آن، که در طی مهندسی تحلیل و مشخص سازی نیازها شناسایی و مستند سازی می شوند.

• دانش و تجارب مرتبط با همکاری با شرکای خارجی ( همانند تامین کنندگان، مقاطعه کاران فرعی، شرکای تحقیقاتی و غیره) و دانش تفصیلی در خصوص شرکت های تعاونی: مهارت های خاص، سزاواری های کلیدی، نقاط ضعف و قوت، تحویل به موقع، دقت و غیره.

برخی از رویه های مرتبط در مقالات مطرح شده جهت ممانعت از اتلاف دانش و تجارب حاصله ارائه شده اند. با این وجود، تنها شرکت های اندکی وجود دارند که به صورت سیستماتیک اقدام به شناسایی و انتقال دانش با ارزش از پروژه ها به پروژه های متعاقب می نمایند. «اطلاعات پروژه به ندرت گرد آوری، حفظ یا ایندکس بندی گردیده به گونه ای که اشخاصی که خارج از این پروژه می باشند قابلیت بازیابی و به کارگیری آن در وظایف آتی خود را داشته باشند».

مدیریت دانش پروژه و تجارب مربوطه

پروژه ها و سازمان پروژه

در این مضمون، پروژه ها و روش های استقرار یافته و ابزار های مدیریت پروژه به توجه ویژه ای نیاز دارند. در داخل سازمان معمول هر شرکت، موسسات پایدار و شناخته شده ای همانند گروه کاربردی، دپارتمان ها، تاسیسات، شعبات و موارد مختلفی وجود دارند که در آنها دانش و تجربه حاصل آمده، ذخیره شده و نهایتاً انتشار می یابند. بنابراین این موسسات را می توان مورد «سوال» قرار داده و دانش و تجارب را می توان صرف نظر از ظاهر خاص و ویژگی های جمع آوری آنها حاصل آورد، همانند موارد مستند سازی شده، آرشیو شده، یا پرس و جوی اطلاعات از مستخدمین شایسته یا حصول اطلاعات مخفی در هر یک از محدوده های کاری.

در غالب موقعیت های ساده که می توان با طرح سوال اطلاعات و دانش های مشخصی را حاصل آورد: سوالاتی همانند: «چه کسی در خصوص موارد الف، ب و ج اطلاع دارد؟» پاسخ: «از متخصصین دانشگاهی سوال کنید»، «از کدام یک از سیستم های برنامه ریزی اصلی بیاد مطلع باشیم؟»، «افراد دانشگاهی از دپارتمان لوجستیک از این موضوع اطلاع دارند»، «… مستنداتی در شعبه ما در خصوص شرق موجود است»، «… واحد کنترل از این مورد آگاهی دارد»، «… اطلاعاتی در خصوص رویه های کاری می بایست موجود باشد …».

مدیریت دانش پروژه و تجارب مربوطه

انتقال دانش بین پروژه ها

در خلال سالیان اخیر تعداد وظایف در داخل یک شرکت، که به صورت پروژه ای مدیریت شده است به سرعت در حال افزایش می باشد. ظاهراً هیچ گونه انتهایی برای این رویه متصور نیست چرا که ویژگی های کلیدی سازمان های پروژه قابلیت مخاطب قرار دادن عوامل موفقیت آمیز مرتبط با شرکت ها همانند انعطاف پذیری بالا، کار بین رشته ای، نوآوری و ارتقای ویژگیهای مرتبط، را داشته اند.

به علاوه، نیاز برای کارآمدی بهتر پروژه و طول آن افزایش یافته و این مولفه ها مهم و مهم تر می شوند. پروژه های توسعه بر مبنای تاثیر «زمان ارائه به بازار»، ضرورت یافته و پروژه های داخلی نیز می بایست تا حد ممکن مزیت های خود را ارائه نمایند. فشار های زمانی ممکن است منجر به ایجاد برخی از رویه های بهینه سازی کوتاه مدت شوند. عبارت «ابداع مجدد چرخ» خود معرف چنین تاکتیک هایی می باشد، که در آن دانش موجود و تجارب کنونی را نمی توان مورد دسترسی و استفاده قرار داد چرا که آنها ذخیره سازی و انتشار نیافته اند.

مدیریت دانش پروژه و تجارب مربوطه

محصول و مستندسازی پروژه

رویه مستندسازی پروژه ها به ندرت حاوی اطلاعات با ارزشی برای پروژه های بعدی می باشد. گروه های هدف کلاسیک مستندسازی متفاوت از اعضای پروژه های آتی هستند. بطور معمولی مستندسازی محصول برای پروژه های توسعه نرم افزاری اقدام به مخاطب قرار دادن نیازهای کاربران بالقوه و مدیران بالقوه نرم افزاری می نمایند. بنابراین مستندسازی شامل دستورالعمل ها، کتابچه های راهنما، ویژگی های ترسیم شده طراحی و غیره با توجه به نرم افزار می باشد. مستندسازی پروژه (شاخه های پروژه، برنامه های پروژه، زمانبندی ها، خلاصه های مربوط به هزینه، گزارشات پیشرفت، پروتکل های و غیره) می بایست از برقراری ارتباط در طی فاز پروژه پشتیبانی نموده و نیازهای مهم افراد مختلف را مخاطب قرار دهند: اعضای پروژه، مدیریت پروژه، نظارت پروژه و کنترل و هدایت پروژه.

مدیریت دانش پروژه و تجارب مربوطه

موانع انتقال دانش

غالبا پروژه ها تحت محدودیت زمانی و بودجه ای می باشند. به همین دلیل است که چرا غالب پروژه ها رویه تکمیل ویژگیهای نرم افزاری را در انتهای پروژه مدنظر قرار می دهند. کارهای ضروری پس از اتمام – همانند حاصل آوردن دانش و تجربه – ممکن است بواسطه کمبود منابع و زمان مورد توجه قرار نگیرند. بعلاوه اعضای تیم پروژه ممکن است برای پروژه های متعاقب دیگری مورد نیاز باشند و مدیران جدید تیمی سعی در بکارگیری هرچه سریع تر آنها در پروژه های جدید نمایند. بنابراین غالب تیم های پروژه تدریجا بدون آنکه فرصتی برای مستندسازی سیستماتیک تجربیات و اطلاعات خود داشته باشند منحل خواهند شد.

مدیریت دانش پروژه و تجارب مربوطه

مراحلی جهت شکوفایی فرآیند انتقال دانش و تجربه

قبلا در طی فاز تعریف پروژه و برنامه ریزی آن مراحل کاری و بودجه بندی های زمانی در ارتباط با حاصل آوردن و انتقال دانش و تجارب را می بایست به خوبی تعریف نمود. بعلاوه، لازم است تا این مورد را مشخص ساخت که چه کسی مسئول است و در کدام از یک رشته ها دانش جدید مورد انتظار بوده و چگونه تجارب را می بایست مستندسازی، ذخیره و نگهداری نمود.

مبحث کنونی و مباحث حقیقی معرف آن هستند که فاز اتمام پروژه بعنوان مهمترین فاز جهت مشخص ساختن و حاصل آوردن اطلاعات و دانش های جدید و مهیا سازی این دانش در ارتباط با انتقال اطلاعات جدید به پروژه های دیگر مد نظر است.

مدیریت دانش پروژه و تجارب مربوطه

نتیجه گیری 

سازماندهی با استفاده از پروژه یکی از ویژگی های فزاینده امروزی بشمار می آید چرا که شرکت ها می باسیت قابلیت مخاطب قرار دادن تغییرات پیچیده تجاری خود را داشته باشند و علاوه براین سازمان های مدرن باید بتوانند واکنش سریع و انعطاف پذیری را در برابر سوالات مرتبط با نوآوری و ویژگیهای بین رشته ای اطلاعات از خود نشان دهند. پروژه ها بعنوان شکل های سازمانی گسترده متشکل از دانش و اطلاعات بشمار می آیند.

با این وجود، پروژه ها بعنوان نوعی سازمان موقت به حساب آمده و پس از اتمام کار مستندات و اشخاص پروژه را به سختی می توان یافت. بنابراین، کسب اطلاعات و تجربه را می بایست بعنوان مولفه های خاص در نظر گرفته و آنها را پس از مهیا سازی از طریق رویه های خاص انتشار داد تا آنکه قابلیت اتصال پروژه های مختلف به یکدیگر وجود داشته باشد. یکی از عملکردهای قابل توجه و مهم مدیریتی بهره گیری از دانش و تجربه حاصله از پروژه های مختلف می باشد.

فعالیت های امید بخشی در جریان هستند که تمرکز خود را بر روی ویژگی های اتمام پروژه  بنا نهاده اند، و بازتا دهنده مراحل مختلف هر یک از پروژه ها هستند. بنابراین نوعی جو کاری که اجازه بهره گیری از مباحث سازنده و باز را می دهد می بایست بوسیله مدیریت فراهم گردد. بعلاوه جمع آوری سیستماتیک اطلاعات و شاخص های هر پروژه، همراه با اطلاعات تماس هر یک از اشخاص می تواند در این زمینه راهگشا باشد و از این طریق قابلیت استفاده از اطلاعات پروژه های قبلی در پروژه های متعاقب بوجود خواهد آمد. یافتن سریع تر مسایل مشابه یا تخصص های یکسان در این زمینه می تواند منجر به سرعت بخشیدن به امور پروژه شود. بعلاوه تبادل سیستماتیک دانش و تجربه سبب خواهد شد تا کار آشنایی با ویژگی های پروژه و همچنین مستخدمین جدید به راحتی انجام شود.

بکارگیری موثر ابزارهای مدیریت پروژه متعارف بعنوان یک امر الزامی مطرح است، اما این مورد بیش از این کفایت نخواهد داشت (Ayas، ۱۹۹۶). موفقیت پروژه ها به میزان زیادی منوط به ترکیب درست دانش و تجارب حاصله می باشد، بنابراین انتشار و کاربرد دانش موجود بعنوان یک مولفه حیاتی مطرح است. شرکت ها می بایست تلاش زیادی را در خصوص فراگیری نه تنها ویژگی های پروژه انجام دهند بلکه لازم است قابلیت های آتی شرکت را نیز به خوبی مدنظر قرار دهند. در این راستا بجای آنکه از موارد منجر به شکست بعنوان حربه ای برای سرزنش اشخاص درگیر بهره برد، لازم است تا آنها را بعنوان فرصتی جهت ارتقای امور آتی در نظر گرفت. بنابراین وظایف اصلی مدیریت پروژه می بایست بر مبنای تکمیل فعالیت های مهم مدیریت دانش استوار باشند.

مدیریت دانش پروژه و تجارب مربوطه