آموزش اکسل هفته ۱۸

آموزش اکسل هفته ۱۸ – ایران ترجمه – Irantarjomeh

مقالات ترجمه شده آماده گروه کامپیوتر

مقالات ترجمه شده آماده کل گروه های دانشگاهی

مقالات

چگونگی سفارش مقاله

الف – پرداخت وجه بحساب وب سایت ایران ترجمه(شماره حساب)ب- اطلاع جزئیات به ایمیل irantarjomeh@gmail.comشامل: مبلغ پرداختی – شماره فیش / ارجاع و تاریخ پرداخت – مقاله مورد نظر --مقالات آماده سفارش داده شده پس از تایید به ایمیل شما ارسال خواهند شد.

آموزش فراگیر اکسل از طریق آقای اکسل –

هفته ۱۸

این هفته : ۴ مطلب در مورد جدول های   محوری

استفاده از یک جدول محوری جهت خلاصه نمودن داده های مفصل

مشکل : ۵۰۰۰۰ ردیف از داده های فروش ، مطابق شکل ۸۴۱ در اختیار دارید. می خواهید گزارش خلاصه ای نشان دهنده فروش بر اساس ناحیه و محصول ارائه نمایید.

استراتژی : از یک جدول محوری کمک بگیرید. جداول محوری به عنوان قدرتمند ترین خصوصیت اکسل برای این نوع بررسی ها کاملا مناسب است. مراحل زیر را پیگیری نمایید :

۱) اطمینان حاصل کنید که داده های شما در به صورت لیست هستند. منحصر به فرد بودن هر عنوان حائز اهمیت است.

۲) یک سلول ساده در مجموعه داده ها انتخاب نمایید. از منوی Data ،

 Pivot Table and Pivot Chart Report… را انتخاب نمایید.

۳) جهت تأیید وجود داده هایتان در اکسل، در کادر Wizard مرحله ۱ کلید Next را کلیک کنید. شکل ۸۴۲ را ملاحظه نمایید.

۴) در مرحله ۲، اکسل به دلیل هوشمند بودن محدوده داده های شما را حدس می زند که معمولا هم درست است. مطابق شکل ۸۴۳، Next را کلیک کنید.

۵) در مرحله ۳، دکمه Layout واقع در گوشه سمت چپ و پایین ، مانند شکل ۸۴۴   را کلیک کنید.

اکنون کادر محاوره ای قدرتمند Layout به نمایش در می آید. مطابق شکل ۸۴۵، تمام فیلد های فعلی شما  در سمت راست کادر دیده می شوند. در سمت چپ این کادر قالبی قرار دارد که می توانید فیلد های متنوعی را

در آن قرار دهید.

اکنون برای ساخت جدول محوری، یک فیلد را به کمک ماوس به یک مکان مناسب منتقل کنید. در این مورد ترجیح می دهید محصولات در پایین گزارش قرار بگیرند و ناحیه ها در بالا.

۶) فیلد محصولات را از لیست Field به کمک ماوس در ناحیه Row طرح اولیه قرار دهید. مطابق شکل ۸۶۴٫

۷) فیلد Region را به کمک ماوس از لیست Field برداشته و در ناحیه Column طرح اولیه رها کنید. مطابق شکل ۸۴۷٫

۸) فیلد Revenue را به ناحیه Data طرح اولیه منتقل کنید. زمانی که فیلدی را به ناحیه Data طرح     منتقل می کنید،  اکسل یک عمل پیش فرض را انتخاب می کند. در این مورد، اکسل به درستی Sum of  Revenue را انتخاب می کند. شکل ۸۴۸ را ملاحظه نمایید. با وجود این، چنانچه اکسل با سلول های متنی یا تهی روبرو شود، به جای آن  Count of Revenue  را انتخاب می کند.

۹) چنانچه حدس اکسل برای تابع در ناحیه Data نادرست باشد، فیلد را دابل کلیک کنید تا مطابق شکل ۸۴۹ کادر محاوره ای فیلد جدول محوری نشان داده شود. تابع درست برای خلاصه سازی را انتخاب کنید. جهت بستن این کادر بر روی دکمه OK  کلیک کنید. شما به مرحله ۳ Wizard باز می گردید.

۱۰) همانگونه که شکل ۸۵۰ نشان می دهد، به شما این امکان داده می شود تا یک جدول محوری در یک کاربرگ جدید و یا در بخش خالی از کاربرگ فعلی ایجاد نمایید. برای این نمونه، جدول محوری در یک کاربرگ جدید ایجاد نمایید.

۱۱) OK را کلیک نمایید. در مدت چند ثانیه، ۵۰۰۰۰ ردیف از داده ها به طور خلاصه بر یک کاربرگ جدید ماند شکل ۸۵۶ به نمایش در می آیند.

آموزش اکسل هفته ۱۸

جزئیات بیشتر : جداول محوری گزینه های بسیار قدرتمندی ارائه می کنند. با وجود اینکه این بخش گام هایی را برای ایجاد اولین جدول محوری شما ارائه می کند، برای یادگیری بهتر در مورد جداول محوری باید چند نمونه بعدی را هم مطالعه نمایید.

خلاصه : دستور جدول محوری به شما اجازه می دهد تا هزاران ردیف از داده ها را به سرعت خلاصه نمایید. نیازی نیست که تمام فرمول ها را بشناسید. تنها باید بتوانید فیلد ها را به یک گزارش منتقل کنید.

دستورات بحث شده : Data – Pivot Table

درخواست مدیر از شما برای تغییر گزارش

مشکل : گزارش اولین جدول محوری خود را مانند شکل ۸۵۲ به مدیر ارائه کرده اید. او می گوید، ” این گزارش تقریبا کامل است، اما آیا می توانید آن را به گونه ای تغییر دهید که محصولات دربالای نواحی در پایین قرار بگیرند؟”

استراتژی : جداول محوری این کار را آسان می سازند:

۱) مطابق شکل ۸۵۳، در کاربرگ، بر روی فیلد محصول خاکستری کلیک کرده و سپس آن را به کنار ناحیه انتقال دهید.

۲) به محض اینکه دکمه ماوس را رها می کنید، جدول محوری دوباره ایجاد می شود. مطابق شکل ۸۵۴٫

۳) با  استفاده از ماوس، فیلد ناحیه خاکستری را با ماوس بگیرید و  آن را به سمت چپ سلول A4 مطابق شکل ۸۵۵ منتقل کنید.

۴) به هنگامی که دکمه ماوس را رها می کنید، جدول محوری مطابق شکل ۸۵۶ مجددا شکل می گیرد.

نتیجه : با دو جا بجایی به کمک ماوس، گزارش جدیدی برای مدیر ایجاد کرده اید.

جزئیات بیشتر : هنگامیکه فیلد ها را به اطراف جدول محوری جابجا (درگ) می کنید، به اشاره گر ماوس توجه کنید. ۵ مکان نمای ممکن وجود دارند. همانگونه که در شکل ۸۵۷ نشان داده شد، بخش آبی مکان نما نشان می دهد که پس از رها کردن دکمه ماوس فیلد کجا قرارمی گیرد. در تصویر زیر، مکان نمای اول فیلدی که قرار است در ناحیه Row قرار بگیرد را نشان می دهد. مکان نمای دوم، فیلدی که قرار است در ناحیه Column قراربگیرد را نشان می دهد. مکان نمای سوم فیلدی که قرار است در ناحیه Data قرار بگیرد را نشان می دهد. مکان نمای چهارم فیلدی که قرار است در ناحیه Page قرارگیرد را نشان می دهد. مکان نمای پنجم فیلدی که قرار است از جدول محوری حذف شود را نشان می دهد – این اتفاق زمانی رخ می دهد که فیلد را به فاصله خیلی زیاد خارج از مرز جدول محوری درگ کنید.

آموزش اکسل هفته ۱۸

خلاصه : اولین خصوصیت جالب توجه جداول محوری این است که آنها می توانند حجم زیادی از داده ها را خیلی سریع خلاصه نمایند. این مطلب دومین خصوصیت جالب توجه را نشان می دهد – جداول محوری به سرعت می توانند تغییر یابند تا نمایش دیگری از داده ها را نشان دهند.

دستورات بحث شده : Data – Pivot Table

جابجایی یا تغییر بخشی از یک جدول محوری

مشکل : چنانچه بخواهید ردیف را به جدول محوری اضافه نمایید، با پیغامی مواجه می شود که به شما بیان می کند، نمی توانید سلول های یک جدول محوری را تغییر دهید یا انها را جابجا نمایید و یا حتی سلول های جدید به آنها اضافه نمایید.شکل ۸۵۸ را ملاحظه نمایید.

Fig. 858

استراتژی : این درست است؛ شما نمی توانید با یک جدول پایان یافته کار زیادی انجام دهید. درحالیکه انعطاف پذیری  جدول های محوری بسیار عظیم است، گاهی ترجیح می دهید تنها نتایج جدول را گرفته و ویژگی های جدول محوری را خاموش نمایید. در صورتیکه می خواهید داده ها را بگیرید و از آنها در جایی دیگر استفاده نمایید، می توانید جدول محوری را به کمک دستور Paste Special Values به داده های منظم تبدیل نمایید.

این مراحل را پیگیری نمایید.

۱) مطابق شکل ۸۵۹ تمام جدول محوری را به حالت انتخاب در آورید. اطمینان حاصل کنید دو ردیف خالی در بالای جدول (که به ناحیه Page معروف است)  را نیز شامل شود.

۲) برای اجرای دستور کپی، Ctrl+C را فشار دهید.

۳) از منو، مطابق شکل ۸۶۰، Edit – Paste Special – Values – OK را انتخاب نمایید.

این عمل جدول محوری را از یک جدول محوری فعال به تنها مقادیر موجود در سلول ها تغییر می دهد. اکنون می توانید ردیف ها و ستون هایی به قلب محتویات موجود در این جدول درج نمایید. شکل ۸۶۱ را ملاحظه نمایید.

آموزش اکسل هفته ۱۸

خلاصه : هنگام بررسی داده ها، به طور معمول از یک جدول محوری برای کسب نتیجه استفاده می شود، اما جهت تبدیل یک جدول فعال به مقادیر آماری باید از Paste Special Values  استفاده نمود.

دستورات بحث شده : Data – Pivot Table; Edit – Paste Special

مشاهده جزئیات قرار گرفته در پشت یک عدد در یک جدول محوری

مشکل : عددی در جدول محوری نادرست به نظر می رسد. به طور مثال، ناحیه Government به طور نمونه مجموعه ای از نوع خاصی از یک محصول را از شما خریداری نمی کند، با این وجود نام آنها با آن محصول مانند شکل ۸۶۲ در گزارش ذکر شده است.

استراتژی : شما می توانید تمام جزئیات قرار گرفته در پشت یک عدد در جدول محوری را با دابل کلیک نمودن بر روی آن عدد، مشاهده نمایید. چنانچه فروش ۱۰۲۹۰ دلار از محصولات ABC به دولت، طبیعی به نظر نمی رسد، سلول E5 را دابل کلیک نمایید. همانگونه که در شکل ۸۶۳ نشان داده شده است، یک  کاربرگ جدید با تمام رکورد هایی که ۱۰۲۹۰ دلار را بوجود می آورند، درج می شود. در این حالت، تنها یک رکورد وجود دارد که به نظر می رسد به یک ناحیه نادرست کد شده است.

اطلاعات اضافی : در صورتیکه بر  روی عددی در ردیف مجموع یا ستون مجموع دابل کلیک نماید، تمام رکورد های بوجود آورنده ان عدد را می توانید مشاهده نمایید. کاوش E8 در جدول محوری اصلی رکورد های بوجود آورنده ۳۴۹۷۵ دلار را به نمایش در خواهد آورد. شکل ۸۶۴ این را به شما نشان خواهد داد.

Gotcha : هر کاوش یک کاربرگ جدید ایجاد می کند. کاربرگ جدید تنها مروری بر زمان ایجاد عدد اصلی است.  چنانچه در هنگام کاوش گزارش یک عدد نادرست کشف کردید، باید به داده های اولیه باز گردید تا آن را اصلاح نمایید.

خلاصه : با داشتن توانایی خلاصه نمودن داده ها در یک جدول محوری، این احتمال وجود دارد که به اطلاعاتی دست یابید که به مشکلی در داده های واقع در زیر آن اشاره می کنند. با وجود ۵۰۰۰۰ ردیف داده، این احتمال وجود دارد که شخصی ناحیه برخی داده ها را به اشتباه کد گذاری نماید. مادامی که به یک جدول محوری با یک خلاصه سریع نگاه می کنید، یافتن مشکلات بدیهی مانند نمونه ای که در اینجا ارائه شده است، دشوار می باشد. زمانی که عددی در جدول محوری برای شما مشکوک به نظر می رسد، عدد را برای کاوش دابل کلیک نمایید و رکورد های پشت داده را مشاهده نمایید.

دستورات بحث شده : Data – Pivot Table