شناخت و کاهش پیچیدگی های غیر ضروری

شناخت و کاهش پیچیدگی های غیر ضروری – ایران ترجمه – Irantarjomeh

مقالات ترجمه شده آماده گروه  مدیریت – بازرگانی

مقالات ترجمه شده آماده کل گروه های دانشگاهی

مقالات

چگونگی سفارش مقاله

الف – پرداخت وجه بحساب وب سایت ایران ترجمه(شماره حساب)ب- اطلاع جزئیات به ایمیل irantarjomeh@gmail.comشامل: مبلغ پرداختی – شماره فیش / ارجاع و تاریخ پرداخت – مقاله مورد نظر --مقالات آماده سفارش داده شده پس از تایید به ایمیل شما ارسال خواهند شد.

شناخت و کاهش پیچیدگی های غیر ضروری

شناخت و کاهش پیچیدگی های غیر ضروری

چکیده

هدف: هدف این مقاله ارائه ساختاری برای شناسایی پیچیدگی های غیرضروری یک سازمان و نیز ارائه روشی برای حذف آنها می باشد. صرف نظر از اینکه پیچیدگی موجود پیچیدگی فرایند، پیچیدگی محصول یا پیچیدگی سازمانی باشد، سرمایه گذاری در مدیریت سطوح بالاتر پیچیدگی اغلب سبب ارائه ارزش تجاری قابل توجهی می شود؛ این عامل از طریق قادر ساختن سازمان در ارائه محصولات و خدمات بصورت بیشتر و بهتر قابلیت ایجاد ارزش به یک دامنه گسترده تری از مشتریان را خواهد داشت. با این وجود، در سطوح بالاتر پیچیدگی شاهد بیشتر شده نیاز به ایجاد تمایز بین پیچیدگی های ضروری و غیر ضروری می باشیم.

طراحی/ متدولوژی/ راهکار: این مقاله ابتدا ساختاری را برای دسته بندی انواع مختلف پیچیدگی ارائه می کند و بر پیچیدگی های غیر ضروری که بر چهار نوع دسته بندی شده اند تمرکز می کند. سپس، فاکتورهای خاصی که می توانند برای شناساسی پیچیدگی های غیر ضروری در یک سازمان به کار روند را بسط و توسعه می دهد. در نهایت، روشی ارائه می شود که سازمانها می توانند از آن برای حذف پیچیدگی های غیر ضروری استفاده کنند.

یافته ها: پیچیدگی غیر ضروری ممکن است در محلی بوجود آید که از ابتدا نباید این پیچیدگی در آن عرصه  ایجاد شود و در مواقع دیگر پیچیدگی غیر ضروری ممکن است بواسطه وجود برخی از مسایل قدیمی باقی مانده از گذشته، یعنی در زمانی که احتمالا چنین موردی بعنوان یک نیاز قلمداد می شده، بوجود آمده باشد. با استفاده از یک راهکار ساختار یافته می توان پیچیدگی های غیر ضروری را شناسایی و حذف کرد تا منجر به حصول مزایای تجاری قابل توجهی شود.

اصالت/ ارزش: این مقاله چارچوبی برای ایجاد تمایز بین پیچیدگی های ضروری از پیچیدگی های غیر ضروری و ارزیابی چشم انداز پیچیدگی غیر ضروری در یک سازمان را  ارائه  می کند. این مقاله همچنین راهکاری را برای شناسایی فرصتهای کاهش پیچیدگی های غیر ضروری با استفاده از روش تشخیص پیچیدگی غیر ضروری ارائه می نماید.

واژگان کلیدی: تئوری پیچیدگی، مدیریت فرایند

نوع مقاله: مقاله مفهومی

شناخت و کاهش پیچیدگی های غیر ضروری

مقدمه

عصر ارتباطات امروزی مجموعه گسترده ای از  راه حل های تکنولوژی ، فرایندهای حرفه ای و مهارتهای سازمانی جدید را  به ارمغان آورده است تا بتوان از آن طریق خدمات و محصولات را در زمان کمتر، کیفیت بالاتر و هزینه کمتر از قبل به بازار جهانی ارائه کرد. جای تعجب نیست که کسب و کارهای تجاری برای ارضاء این نیازهای جامعه مدرن باید ضرورتاً در تمام عملیات های خود پیچیده تر شوند. در بسیاری از موارد، سرمایه گذاری در مدیریت سطوح بالاتر پیچیدگی، از طریق قادر کردن سازمان در ارائه محصولات و خدمات بهتر و بیشتر، به دامنه گسترده تری از مشتریان دارای ارزش تجاری می افزاید. با این وجود، در سطوح بالاتر پیچیدگی نیاز به تشخیص بین آن پیچیدگی ای که ضروری است و پیچیدگی ای که ضروری نیست، بطور فزاینده ای احساس می شود. گاهی مواقع، قابلیت پرهیز از بروز پیچیدگی های غیر ضروری حاصبه امکان پذیر بوده است و در سایر موارد پیچیدگی های زمانی غیر ضروری بعنوان اثری از ویژگیها و کارهای انجام شده قبلی محسوب می شوند. در سایر فرایندهای رویه ای، پیچیدگی های غیر ضروری به خاطر یک فرایند تکاملی بوجود می آیند؛ در این فرایندها بسیاری از تصمیمات طی زمان انجام می شوند که منجر به عملکرد تجاری بهینه تری می گردد. این مقاله چارچوبی برای ایجاد تمایز پیچیدگی غیر ضروری از پیچیدگی ضروری و ارزیابی چشم انداز پیچیدگی غیر ضروری در یک سازمان را ارائه می نماید. این مقاله همچنین راهکاری برای شناسایی فرصتها برای کاهش پیچیدگی های غیر ضروری را ارائه می کند. با استفاده از روش تشخیص پیچیدگی غیر ضروری که در اینجا ارائه شده است، می توان پیچیدگی های غیر ضروری در یک سازمان را سریعا شناسایی کرده، و فرصتهایی برای توسعه/ بهبود آنها را تعریف نموده و در نتیجه ارزش تجاری قابل توجهی ایجاد نمود.

شناخت و کاهش پیچیدگی های غیر ضروری

۱- امکان وجود پیچیدگی غیر ضروری در هر جایی از یک سازمان

مسلماً تمام پیچیدگی ها بد یا غیر ضروری نیستند. بعضی از مسائل ذاتا پیچیده هستند. پیش بینی آب و هوا و کرک کردن کد های ژنتیک هر دو مثالهایی هستند که در آنها پیچیدگی برای انجام فعالیت های مربوطه اساسی است. در موارد این چنینی ، تلاش برای ساده سازی چنین وظایف ضرورتاً پیچیده منجر به نتایج کاربردی قابل توجهی خواهد شد.

به عنوان مثال، مدل ساده زیر که آب و هوا را با دقت کامل پیش بینی می کند را در نظر بگیرید. در یک روز مشخص آب و هوا یکی از شرایط زیر را خواهد داشت: آفتابی، ابری، بارانی، طوفانی، بورانی، برفی، تگرگ و تاریکی. در حالیکه در یک مدل پیچیده تر که با داده های زیادی سرو کار دارد؛ مثل متخصصین آب و هوا شناسی، باید به پیش بینی های کاربردی تری دست یابند. خوشبختانه، یک حرفه کاملا به حل این مسئله اختصاص داده شده است و فرایندهای توسعه یافته ای ارائه شده که نتایح جالبی برای مردم عامی ( یعنی تلویزیون، رادیو و وب سایتها) ارائه می دهند که به آنها کمک می کند هر روزه تصمیمات عملی ای بگیرند.

۱٫۱٫ پیچیدگی محلی و مصرف ارزش

پیچیدگی محلی رایج ترین نوع پیچیدگی غیر ضروری است. این پیچیدگی وقتی بوجود می آید که افراد برای طراحی یا اجرای فرایند، سیستم یا راه حل به دنبال روشهای ساده برای انجام کارهای مختلف هستند. این امر اغلب مستلزم این است که افراد در این فرایندها نسبت به فرایندی که در واقع ضروری است بیشتر کار کنند. پیچیدگی محلی ممکن است نه تنها بر اثربخشی و کارایی عملیات سازمان ، بلکه بر کیفیت محصولات و خدمات آن در بازار تأثیر بگذارد.

۱٫۲٫ پیچیدگی انتخابی و عدم درک ارزش

پیچیدگی انتخابی وقتی حاصل می شود که مراحل رویه ای فرایندی بیش از حد لازم بیان شده باشند. تأثیر پیچیدگی انتخابی بر عملیاتهای تجاری این است که برای مراحلی تعریف می شود که ارزش واقعی ایجاد نمی کنند. پیچیدگی انتخابی وقتی حاصل می شود که سازمانها این دیدگاه که “چرا ” کار باید انجام شود را نادیده می انگارند.

در یک مثال  دیگر، در بسیاری از سازمانهایی که در آنها لازم است کارکنان به صورت دستی به پرسشهایی در مورد شکل کار خود پاسخ دهند، در عین حال که اطلاعات مشابهی را میتوان به صورت اتوماتیک جمع آوری کرد، پیچیدگی انتخابی بوجود می آید. احتیاج به گزارشهای روزانه برای چک کردن یک فرایند که نمی تواند در کمتر از یک هفته تمام شود کامل شده است یا خیر یک مثال دیگر از پیچیدگی انتخاب است. یک مدت نه چندان طولانی پیش، یک واحد تجاری جدیدالتأسیس دو راهکار مسیر- شغل را ترکیب کرده و یک مستند ۳۸ صفحه ای برای توضیح راهکار جدید پیچیده اش به هزاران نفر تهیه کرد. تمام این موقعیت ها در مرحله بازبینی کاملا به چشم میخورد، اما پیچیدگی انتخابی که این راهکارها ارائه می کردند و ارزش از دست رفته برای سازمانها قبلا آشکار نبودند.

۱٫۳٫ پیچیدگی انتشار یافته و خطر بروز مشکل در ارزش

سر و کار داشتن با پیچیدگی وسیع یک کار خاص است که توسط متخصصن کارآمدتر انجام می شود و باید توسط گروه بزرگی از افراد انجام گیرد. این نوع از پیچیدگی غیر ضروری زمانی بوجود می آید که یک تجارت دید خود از هزینه کلی برای انجام یک فرایند را از دست بدهد. تأثیر پیچیدگی توزیعی اغلب این است که هزینه های کلی انجام یک فرایند با یک گروه بزرگ انسانی از هزینه های بهینه بسیار فراتر می رود، اما این مسئله نوعا پنهان است؛ چرا که بسیار ی از افراد حجم اندکی از کار که به طور خاص شناسایی شده است را انجام می دهند.

۱٫۴٫ پیچیدگی لایه ای و انسداد ارزش

پیچیدگی لایه ای ( پنهان ) الزامات جزئی / پیش پا افتاده  ( مثل بررسی، تأیید، تعدیل) برای موقعیت رهبری تعیین می کند؛ بدون اینکه تاثیر کلی آن نیازها را درک کند.  پیچیدگی پنهان زمانی بروز می کند که سازمان دید خود از تاثیر کلی مراحل کوچک و هزینه های فرصت برای کارکنان کلیدی را از دست بدهد. این تاثیر بدین صورت است که کارهای جزئی/ پیش پا افتاده را می توان به الزامات کلی که “نقطه کور” برای کارکنان کلیدی در یک سازمان ایجاد می کنند، اضافه کرد.

شناخت و کاهش پیچیدگی های غیر ضروری

۲- فاکتورهای مرتبط با پیچیدگی های غیرضروری

سازمانها با دسته بندی انواع مختلف پیچیدگی غیر ضروری به چهار نوع می توانند شناسایی این که در کجا پیچیدگی غیر ضروری وجود دارد را آغاز کنند و فرضیاتی برای علت ریشه ای و راه حل بالقوه آن توسعه دهند. با این وجود، قبل از اینکه بتوان یک راهکار سیستماتیک تکرارپذیر را برای شناسایی و کاهش پیچیدگی های غیر ضروری اجرا کرد، بهتر است ابتدا مجموعه ای از عوامل که می توان برای ارزیابی و بررسی سطح پیچیدگی هایی که در مناطق مختلف یک سازمان وجود دارد تعریف کرد. یک مجموعه گویا از فاکتورها در جدول I-IV برای چهار نوع پیچیدگی غیر ضروری به همراه توصیف مختصری از هر فاکتور ارائه شده است.

شناخت و کاهش پیچیدگی های غیر ضروری

۳- تشخیص پنج مرحله ای شناخت و کاهش پیچیدگی های غیر ضروری

این تئوری که حد فاصلی بین پیچیدگی های ضروری و غیرضروری وجود دارد و اینکه پیچیدگی های غیر ضروری را می توان به چهار نوع ( محدود ، انتخابی، وسیع و پنهان ) تقسیم کرد، تنها مراحل اولیه برای شروع درک سازمان از چگونگی بهبود/ توسعه سازمان خود را ارائه می کند. داشتن تعریف واضحی از فاکتورهای پیچیدگی غیر ضروری، سازمان را یک مرحله به توانایی شناسایی اینکه پیچیدگی غیر ضروری در کجای سازمان وجود دارد نزدیک تر می کند.

شناخت و کاهش پیچیدگی های غیر ضروری

۴- بکارگیری فرآیند تشخیص پیچیدگی های غیر ضروری

در یک مورد، تشخیص پیچیدگی غیر ضروری برای سازمان بازاریابی یک شرکت جهانی Fortune 50 در بخش صنعتی در یک مجموعه کارگاهی یک روزه انجام شد. این سازمان بازاریابی مسئولیت توسعه پیامهای بازاریابی جهانی در کل شرکت ، ارائه راهنمایی هایی برای مناطق و محل های مختلف جغرافیایی و هماهنگ سازی فعالیتهای بازاریابی جهانی بر یک اساس سالانه را به عهده داشت. سازمان در چالش بود که نیازهای سهامداران جهانی اش را در یک محیط پیچیده که مستلزم هماهنگ سازی ورودی هایی که از بسیاری از منابع جهانی می باشد، ارضاء کند؛

شناخت و کاهش پیچیدگی های غیر ضروری

۵- نتیجه گیری

شناخت، کاهش یا حذف پیچیدگی در یک سازمان طبیعتاً ساده نیست. فرایندهای اساسی، راه حل های تکنولوژی و شایستگی های سازمانی همگی نقش مهمی در مدیریت الزامات پیچیدگی های اساساً ضروری در یک سازمان بازی می کنند. با این وجود، وقتی سازمانی پیچیدگی غیر ضروری دارد یا در یک بخش آن پیچیدگی غیر ضروری بوجود آمده است، تکنیک ها و ابزاری برای کمک به یافتن و حذف آن از طریق برنامه های عملی وجود دارد. راهکار تشخیص پیچیدگی غیر ضروری یک ابزار است که می تواند سریع و کارآمد کارهای غیر ضروری را شناسایی و حذف کند تا بدین ترتیب ارزشی که یک سازمان می تواند به بازار ارائه دهد را افزایش دهد.